El Plan de Mantenimiento de una instalación deportiva, debe convertirse en el referente de buenas prácticas de la organización en el ámbito del mantenimiento. Se deberá planificar, analizar, controlar y evaluar las características específicas de mantenimiento de cada material o equipo y las de la instalación deportiva donde están ubicados (edificio, climatología, modelo de gestión, etc.). Podemos establecer la siguiente metodología de trabajo para su implantación en nuestra organización.

Análisis situación actual (auditoría de la instalación deportiva)

Definir política de mantenimiento de la organización

Establecer y definir las necesidades de mantenimiento de las instalaciones

Recopilar y ordenar los datos

Implantación y difusión del plan de mantenimiento de una instalación deportiva

Analizar y evaluar los resultados

Readaptación del sistema hacia la mejora continúa

El documento debe ser de obligado conocimiento por todo el personal de la instalación, y si fuera posible comunicado también a los usuarios, puesto que las buenas prácticas han de ser acometidas por toda la comunidad deportiva, en beneficio propio. Las campañas de información entre los empleados y usuarios para el correcto uso de las instalaciones deportivas y de la correcta gestión de los residuos y la contaminación, es una gran medida de mantenimiento preventivo.

Tan importante es su confección y elaboración, como su implantación y seguimiento. Este documento, con sus protocolos y acciones de buenas prácticas, sin una implantación correcta y un seguimiento adecuado, lo convertiría en una herramienta inútil. Se ha de contar con la colaboración y opinión de todos los agentes participantes (operarios, encargados, directores, técnicos, usuarios, etc.) en todas las fases del plan de mantenimiento, de manera que se obtenga una visión global de los problemas a solucionar.

En la elaboración de un plan de mantenimiento de la instalación deportiva, se han de tratar los siguientes elementos: definición de objetivos, definición de los medios, contratación de servicios externos y financiación del plan. En el plan deberán estar recogidas todas las acciones necesarias para conservar el equipamiento y sus espacios deportivos, en perfecto estado de uso, confort, higiene y seguridad durante todo el periodo de vida útil del mismo, con especificación de las tareas y los recursos en cada caso.

En la fase de elaboración y redacción, primero se deberá conocer la instalación, identificando los elementos que la componen y sus características (entorno, climatología, gestión, edificio, etc.) que también influirán en su mantenimiento.

Es necesario disponer de una documentación previa que deberá ser suministrada por la empresa constructora con un perfecto nivel de definición. Estos documentos deberán reflejar todos los planos y documentos técnicos constructivos así como la documentación técnica relativa a todos los equipos de la instalación, y las características y situación del mobiliario instalado. Entre otros, destacamos los siguientes:

• Autorizaciones administrativas. Los debe entregar la propietaria o la empresa constructora y pueden contener condicionantes de mantenimiento, tales como sujeción a inspecciones, autorizaciones temporales o condicionadas a ensayos, etc.
• Planos del edificio. Los debe entregar el arquitecto director de obra, con las modificaciones introducidas en el proyecto.
• Esquemas de instalaciones. Los debe entregar la empresa constructora una vez terminada la obra, con los cambios realizados por los instaladores en el trazado de las instalaciones.
• Documentación de equipos instalados. Despieces, esquemas eléctricos, esquemas hidráulicos, homologaciones, etc. Normalmente los equipos de climatización, bombas, etc., se acompañan de folletos. Los deben entregar los instaladores.
• Manuales de programación de equipos. Centralitas, analizadores y en general todos los equipos que tienen algún parámetro programable. Los deben entregar los instaladores.
• Manuales de mantenimiento de algunos equipos (grupos electrógenos etc.). Los deben entregar los suministradores o fabricantes.
• Se debe disponer de un listado de contactos con todas las empresas que han trabajado en la obra, ya que sobre todo al principio es probable que tengan que realizar ajustes y acabados.
• Se debe disponer de un listado de todos los suministradores de consumibles (químicos, energéticos, agua, material de limpieza, etc.).
• Se debe disponer de un listado de todas las empresas suministradoras de los distintos repuestos habituales para las máquinas, así como de sus correspondientes servicios técnicos.
• Se debe disponer finalmente de un listado con todos los teléfonos de habituales de emergencia ante cualquier eventualidad: Policía, bomberos, ambulancias urgencias, etc.

Mantenimiento Preventivo y Mantenimiento Correctivo

El Plan de Mantenimiento contemplará operaciones de todos los aspectos del mantenimiento, como son:

• Mantenimiento Preventivo. Operaciones de mantenimiento enfocadas a prevenir el deterioro de los equipamientos o materiales de la instalación deportiva. Se incluyen en este campo el mantenimiento técnico-legal (necesario de ejecutar por la prescripción de normativas de obligado cumplimiento) y la limpieza (fase primordial, ya que interviene y afecta a aspectos como la salubridad, la conservación de materiales y la propia estética de la instalación).
• Mantenimiento Correctivo. Operaciones de mantenimiento consistentes en la reparación o reposición de un daño o deficiencia de alguna de las características de los equipamientos o materiales, que ya se ha producido. La principal función de una gestión adecuada del mantenimiento consiste en rebajar el mantenimiento correctivo hasta el nivel óptimo de rentabilidad para la organización.

El plan de mantenimiento debe de valorar los costes que van a acarrear las operaciones de mantenimiento para que se tengan en cuenta en los gastos generales de la instalación, y no sea un gasto añadido, susceptible de recortes. En el mantenimiento no se debería escatimar gastos, por su función sobre la calidad, estética y durabilidad de los materiales, aspectos muy valorados por los clientes externos y también por los internos.

Una vez identificados los componentes de la instalación deportiva, se deberán establecer las operaciones de mantenimiento de cada material, equipo o instalación, con su descripción y protocolo de actuación, su frecuencia, los recursos materiales y humanos necesarios y su registro. La descripción, frecuencia y recursos de cada una de estas operaciones deben sintetizarse en unas Fichas Técnicas de Mantenimiento, de fácil comprensión y uso, además de la programación de las tareas que se realicen diariamente, semanalmente, cada mes, cada varios meses, cada año o incluso cada varios años sobre cada uno de los materiales o equipos de la instalación deportiva. También deberán existir Fichas de Seguimiento y Control de estas operaciones, así como Fichas de Incidencias, incluidas todas ellas en un Registro de Operaciones de Mantenimiento. 

Seguidamente, para una correcta actuación en las fases de implantación y seguimiento del Plan de Mantenimiento, se debería contar con los siguientes aspectos:

Deberá haber una comunicación exhaustiva del Plan de Mantenimiento entre los trabajadores y agentes que intervienen en él (personal, empresas colaboradoras, director, encargados, técnicos de mantenimiento, etc.), de forma que conozcan la planificación realizada y los pormenores de las actuaciones a realizar.

Se realizará un nombramiento de responsables y de comités de evaluación, tanto para la realización de las operaciones como para el seguimiento y control de las mismas, que garanticen el cumplimiento del Plan.

Se realizará la formación necesaria del personal encargado de realizar las operaciones de mantenimiento.

Se elaborarán fichas de seguimiento de las acciones periódicas (preventivo) y de las acciones de mantenimiento correctivo más usuales, que hagan más operativo el control. De esta forma, se facilitará la labor del control, reduciendo el tiempo que se invierte y garantizando la realización adecuada de las mismas.

Anualmente el gestor realizará una auditoría interna sobre el mantenimiento de las instalaciones deportivas y de las acciones correctoras asociadas. Se verifica la implantación y cierre de acciones correctoras para asegurar una finalización satisfactoria.

Equipo de Mantenimiento

El equipo de mantenimiento en una mediana-grande instalación deportiva debe estar formado por al menos un jefe de mantenimiento y varios peones o ayudantes, ya que si bien en las tareas generales una persona será suficiente para realizarlas, el horario continuado y la apertura de instalaciones sábados y domingos, obligará a hacer turnos de trabajo, por lo que será necesario que varias personas están familiarizadas con el mantenimiento.

El jefe o encargado de mantenimiento es el director de orquesta sobre el mantenimiento. Nada funciona si no es por la dedicación del jefe de mantenimiento, y por tanto el edificio tiene al final la imagen que el mantenedor le otorga. Será el responsable de velar por la seguridad y el cumplimiento de las normas de utilización establecidas en cada una de las instalaciones, así como también deberá existir un responsable de las instalaciones al que puedan dirigirse los clientes. El jefe de mantenimiento, lo primero que deberá hacer al tomar la responsabilidad, será conocer a fondo el edificio y para ello recopilar toda la información posible detallada anteriormente.

Misión del equipo de mantenimiento:

• Efectuar diariamente las tareas programadas.
• Atender al orden y limpieza de las dependencias e instalaciones.
• Atender al control de las instalaciones, supervisando visualmente los equipos. Para estás funciones pueden resultar de gran ayuda los test de control anexos en el CD.
• Controlar la calidad del agua con los correspondientes análisis.
• Adelantarse en lo posible a las averías.
• Subsanación de averías mediante aplicación de procedimientos de emergencia.
• Colaborar en lo necesario con otros técnicos o instaladores en las tareas de mantenimiento, control y reparación de instalaciones específicas (mantenedores de ascensores, mecánicos de grupos electrógenos, calefactores, etc.).

Estudiar y proponer mejoras para las instalaciones.

Un aspecto importante es la formación del personal encargado de las tareas de mantenimiento, para que conozca de forma adecuada los elementos sobre los que se va actuar, la propia instalación y los procedimientos de actuación de mantenimiento.

Por tanto, las buenas prácticas en el mantenimiento de las instalaciones deportivas representan una inversión que a mediano y largo plazo supondrán ganancias no sólo para la propia organización, a la que esta inversión se le revertirá en mejoras en su producción y servicios, sino también en la satisfacción de los trabajadores y usuarios, debido al aumento en la calidad y confort de la instalación deportiva.

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